Privacyverklaring

(See here for the English version of this document)

Wat goed dat je de privacyverklaring voor het XR Innovatie Forum (XRIF) bekijkt! In deze privacyverklaring leggen we in detail uit dat we zorgvuldig en geheel volgens de wet omgaan met jouw persoonsgegevens. SURF is de ICT-samenwerkingsorganisatie van het onderwijs en onderzoek in Nederland, zonder winstoogmerk. We zullen jouw gegevens dan ook niet gebruiken voor advertenties, doorverkopen aan derden of andere vervelende praktijken die jouw privacy kunnen schaden.

Mocht je meer willen weten, lees dan in deze privacyverklaring hoe SURF omgaat met jouw persoonsgegevens in het kader van het gebruik van het XR Innovatie Forum, een pilot van SURF. Deze privacyverklaring is alleen van toepassing op de Discourse instance op xrif.surf.nl.

Over SURF

Wij zijn SURF B.V. (“SURF”), gevestigd aan het Moreelsepark 48, 3511 EP Utrecht. We zijn te bereiken via +31-887873000. In de coöperatie SURF werken de Nederlandse universiteiten, hogescholen, universitaire medische centra, onderzoeksinstellingen en mbo-instellingen samen aan ICT-innovatie. Meer over de coöperatie. SURF is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die we beschrijven in deze privacyverklaring.

Wat is het XR Innovatie Forum?

Het XR Innovatie Forum is een online discussie-platform rondom (technische) ontwikkelingen en innovatie die met eXtended Reality (XR) voor onderwijs en onderzoek te maken hebben. Het is een plek waar iedereen uit de SURF community die interesse heeft in XR, of expertise op dat gebied heeft, inhoudelijk kan interacteren met anderen.

Het primaire doel van het XR Innovatie Forum is het faciliteren van kennisuitwisseling en discussies op het gebied van XR innovatie, met name op technisch vlak. Het forum is publiekelijk te lezen voor iedereen, ook als je als geen account hebt of niet ingelogd bent. Als je wilt bijdragen op het forum heb je een account nodig en moet je inloggen.

Het forum werkt op basis van de Discourse forum-software. Het forum wordt gehost door Communiteq, een Nederlands bedrijf. De hosting van het forum gebeurt volledig in Nederland, inclusief alle benodigde subverwerkingen en opslaan van backups.

Wat is Discourse?

Discourse is forum-software die wordt ontwikkeld door het bedrijf CDCK. Discourse wordt veel gebruikt voor online (technisch-gerichte) communities. Het is als open-source beschikbaar en dit is ook de versie die door SURF voor het XR Innovatie Forum wordt gebruikt.

Welke gegevens verwerken we en waarvoor?

Het XR Innovatie Forum biedt gebruikers een platform om op het gebied van XR-innovatie te kunnen interacteren als community. SURF verwerkt hiervoor onder andere het e-mail adres van de gebruiker (zoals doorgegeven vanuit SURFconext). Hieronder beschrijven we de verschillende soorten gegevens die verwerkt worden en met welk doel.

Basis-accountinformatie

Als je het XR Innovatie Forum wilt gebruiken, moet je allereerst inloggen met je eigen instellingsaccount, via SURFconext. Bij eerste inlog vragen we je een zelfgekozen gebruikersnaam op te geven, die wordt gebruikt om je account aan te maken.

Vervolgens worden elke keer als je inlogt de volgende gegevens gedeeld vanuit jouw instelling met het XR Innovatie Forum:

• Je e-mailadres. Dit wordt gebruikt om de koppeling tussen het XR Innovatie Forum en SURFconext te maken.
• Je naam. Dit wordt gebruikt tijdens het aanmaken van je account om een gebruikersnaam van af te leiden, plus het invullen van je naam in je profiel-informatie.

Hiernaast worden er nog andere gegevens verwerkt tijdens het gebruik van het XR Innovatie Forum:

• Pseudonieme identifier (gebruikersnaam). Deze unieke identifier dient om iedere gebruiker een volgende keer weer te kunnen herkennen, en om op het forum aan een gebruiker te kunnen refereren in posts. Als je je account aanmaakt kun je zelf een gebruikersnaam kiezen. Deze is daarna nog maar een beperkte tijd (7 dagen) te wijzigen.
• Je e-mailadres wordt gebruikt om meldingen te sturen over interactie met andere gebruikers, interactie met jouw berichten en om te reageren op verzoeken en vragen. Je kunt zelf bepalen of, en welke, notificaties je wenst te ontvangen per e-mail. Je e-mailadres is niet zichtbaar voor anderen op het forum, maar is wel zichtbaar voor de beheerders van het XR Innovatie Forum.
• Statistieken over je bezoeken en lees- en post-gedrag. Deze worden door het ingebouwde Trust Level systeem van Discourse gebruikt om je meer rechten te geven naarmate je meer interacteert met het forum. Ook worden geaggregeerde statistieken gebruikt om inzicht te krijgen in de activiteit op het forum.

Je e-mail adres en pseudonieme identifier (gebruikersnaam) kunnen gebruikt worden om uitsluitend in geval van misbruik, en alleen in samenspraak met de onderwijs- of onderzoeksinstelling, deze terug te kunnen herleiden naar de verantwoordelijke persoon.

Aanvullende profielinformatie

De volgende gegevens zijn optioneel en zijn bedoeld om je profiel te verrijken. Je kunt deze gegevens zelf aanvullen, dit is niet verplicht. Ook kun je zelf bepalen of deze informatie publiekelijk zichtbaar is of niet.

• Weergavenaam (dit is anders dan de eenmalig te kiezen gebruikersnaam).
• Profielfoto.
• Biografie.

Een klein aantal statistieken over je interactie met het forum worden getoond als je je profiel publiek maakt.

Berichten, media, volgen

Op het XR Innovatie Forum kun je berichten, media (zoals foto’s) of andere bestanden plaatsen die publiekelijk zichtbaar zijn; je kunt op berichten van anderen reageren en/of liken; je kunt privéberichten sturen naar andere gebruikers (direct messages). Hiervoor moeten we de volgende gegevens verwerken.

• Een bericht (een post).
• De datum en tijd van een bericht.
• Media-bijlagen bij een bericht zoals foto’s, of ander soort documenten.
• Berichten worden optioneel afgeleverd via e-mail, als een ontvangende gebruiker heeft ingesteld om samenvattingen van forum-activiteit per mail te ontvangen. Dit betekent dat deze berichten op servers buiten SURF kunnen worden afgeleverd en dat daar kopieën worden opgeslagen.

Rechtstreekse berichten (direct messages) en berichten voor volgers

• Direct messages zijn berichten die alleen met de directe ontvanger(s) gedeeld worden. Direct messages zijn geen volstrekte privé-communicatie, maar zijn niet-publiekelijk zichtbare posts. Deze zijn dus niet end-to-end-versleuteld en zijn potentieel leesbaar door beheerders van de betrokken server(s).
• Berichten worden optioneel afgeleverd via e-mail, als een ontvangende gebruiker heeft ingesteld om samenvattingen van forum-activiteit per mail te ontvangen. Dit betekent dat deze berichten op servers buiten SURF kunnen worden afgeleverd en dat daar kopieën worden opgeslagen.

IP-adressen en andere metadata

• Wanneer je inlogt op het XR Innovatie Forum registreren we het IP-adres van waaruit je inlogt en de naam van de gebruikte webbrowser. De gegevens worden dan nog wel een periode van 11 dagen bewaard in de logbestanden, voor gebruik in geval van technische storingen of security-taken.
• Van bezoekers van het XR Innovatie Forum, ook zij die niet inloggen, wordt het IP-adres in de webserver-logging verwerkt.

Waarvoor gebruiken we je gegevens?

Rechtsgrond

Persoonsgegevens worden verwerkt op grond van overeenkomst met de gebruiker. Gebruikers kiezen er zelf voor om via deze server deel te nemen aan de conversatie op het XR Innovatie Forum. Het staat de gebruiker vrij om niet van deze server gebruik te maken, of om hun account op ieder moment te verwijderen. Met uitzondering van de pseudonieme identifier en institutioneel e-mail adres bepaalt de gebruiker van alle content op elk moment zelf wat die beschikbaar stelt en deelt.

Bewaartermijn

• Pseudonieme identifier en gekozen gebruikersnaam: zo lang een account bestaat. Een account verdwijnt niet automatisch, pas wanneer je deze zelf verwijdert.

• Andere accountinformatie die je zelf aan je account toewijst, zoals een weergavenaam, profielfoto en biografie: zolang een account bestaat en je deze informatie niet aanpast of verwijdert.

• Berichten en media die je zelf deelt: totdat je deze zelf verwijdert. Berichten kunnen worden geïndexeerd door zoekmachines.

• Het laatst gebruikte IP-adres waarvandaan een geregistreerde gebruiker een bestaande sessie heeft wordt bewaard tot die sessie vernieuwd wordt,of totdat je je account verwijdert. Het IP-adres dat je gebruikte tijdens registratie blijft ook bewaard, totdat je je account verwijdert.

• Het IP-adres via webserver-logging van alle verzoeken aan deze server, voor zover deze in logs worden bijgehouden, niet langer dan 11 dagen. Deze worden gebruikt in het geval van security- en/of beheerissues.

Aan wie verstrekken we de gegevens?

Het pseudoniem (de onveranderlijke identiteit), het e-mailadres en IP-adressen worden niet verstrekt aan derde partijen. Deze gegevens zijn wel zichtbaar voor de door ons gebruikte forumprovider en tevens ICT-leverancier, en eventuele subverwerkers, voor zover noodzakelijk voor het leveren van de dienst.

De content die je zelf plaatst op het XR Innovatie Forum wordt gedeeld met de wereld en is publiekelijk zichtbaar, dus ook buiten de SURF community.

Cookiegebruik

Discourse slaat cookies en andere gegevens op in je browser om je ingelogde sessie te onthouden en om bij te houden of je bepaalde push-notificaties al hebt ontvangen (indien ingeschakeld). Dit zijn functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de applicatie. Ze worden niet met andere sites gedeeld. Het XR Innovatie Forum gebruikt geen analytische- of trackingcookies.

Zie de cookie-verklaring voor meer details.

Je rechten met betrekking tot je gegevens

Je hebt de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Je kunt via self-service een archief van al jouw geposte inhoud opvragen en downloaden, inclusief jouw berichten en voorkeuren

• Je kunt een verzoek indienen tot wijziging, aanvulling of verwijdering van je gegevens wanneer deze onjuist of niet (meer) relevant zijn. In veel gevallen kun je deze deels zelf al wijzigen in je profiel- of account-settings.

• Je kunt een verzoek indienen om inzage te verkrijgen in de gegevens die we van jou verwerken.

• Je kunt een verzoek indienen tot beperking van de verwerking van je gegevens ten aanzien van de verwerking van gegevens waartegen je bezwaar hebt gemaakt, die je onrechtmatig acht, waarvan je de juistheid van de persoonsgegevens hebt betwist of wanneer we de persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar je ze nodig hebt in het kader van een rechtsvordering.

• Je kunt een overzicht, in een gestructureerde en gangbare vorm opvragen van de gegevens die we van jou verwerken en je hebt het recht op overdraagbaarheid van deze gegevens naar een andere dienstverlener.

• Als je van mening bent dat SURF niet goed omgaat met je persoonsgegevens kun je een klacht indienen bij SURF. Dit kan bij de functionaris gegevensbescherming, deze is te bereiken per email op fg@surf.nl. Als jij en SURF er echter niet samen uitkomen en het antwoord van SURF op je klacht niet leidt tot een acceptabel resultaat, heb je het recht om een klacht over SURF in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie over de Autoriteit Persoonsgegevens en het indienen van klachten vind je op https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Om deze rechten uit te kunnen oefenen, kun je contact opnemen met SURF via avg@surf.nl.

Wijziging privacyverklaring

SURF kan wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. We raden je daarom aan om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen.

Contactgegevens

SURF B.V.
Moreelsepark 48
3511 EP Utrecht
+31-887873000
xr@surf.nl

Deze privacyverklaring is het laatst gewijzigd op 26 februari 2024